Безкомпромисная коллега. Как решить поставленную задачу без конфликта?

[Sofia123]

Добрый день. Работаю в компании 4 с лишним года. У нас маленький отдел в большой конторе и мы занимаемся финансами. Я являюсь заместителем начальника и обязана проверять все финансовые расчеты моих коллег. Если находится ошибка - меня могу лишить премии. В коллективе есть девушка. Опытная, но не внимательная. И очень она любит делать в Эксель ссылки на формулы и числа в разных закладках и в разных документах. Если расчет можно сделать в одном документе на одной закладке, то она сделает 10 закладок и 3 разных документа. Ей так удобно. Для меня важно, что работа сделана вовремя и качественно. Но проверять за ней работу это ад!! Чтобы ее проверить я тупо переделываю весь расчет в новом документе используя ту же исходную информацию. И потом сравниваю результат. Часто бывают отклонения и тогда я вынуждена копаться в формулах. Часто формулы съезжают по разным причинам или не протягивается. И это постоянно. Почти в каждом отчете, почти в каждом расчете. Руководитель знает. Но его это не волнует. И тут нам дали задание. Одно на двоих. Раньше это делала я, но теперь это вроде как обучение этой девушки. Форма отчета - стандартная. Выработана годами. Но у нас возникли серьезные разногласия в части составления. Коллега хочет добавить большое количество дополнительной информации в информационную часть. Эта информация постоянно меняется и по сути она бесполезна для данного отчета. Но данный отчет "живой" и будет часто направляться разным коллегам с внесенными изменениями. Порыв хороший - консолидация информации в одном месте. Но по большому счёту - бесполезный. За всю мою практику эта информация никому не пригодилась. И тут беда. Она настаивает добавить информацию на ссылках в скопированных закладках, куда хочет поставить ссылки на другие файлы. Ей может так удобно, но проверять этот лес мне. У меня очень высокая загруженность и лишняя работа для меня сейчас не нужна. Я свою точку зрения озвучила. Меня поддержал при коллеге руководитель, но тут же сказал - разбирайтесь сами. Она на компромисс идти не хочет (я предложила оставить форму в том виде, в котором она есть, но сделать дополнительный столбик с ее данными, который будет скрыт от посторонних глаз на ближайшие пол гола. Мы сможем за это время понять на сколько нужна эта информация и на сколько утяжеляться процесс).

Как сказать коллеге, что я не хочу тратить еженедельно время на проверку ее ссылок в файле? Как сказать, что я устала от ошибок, которые допускаются не потому, что она плохо работает, а потому, что ссылки на ссылку - не самый хороший вариант? Как не испортить отношения? Я ушла с тяжелым осадком сегодня с работы. Начальник влезать не собирается. Но я боюсь выпускать отчет в предлагаемом формате, так как потом боюсь, что не смогу быть уверенна в корректности данных. Но прямо сказать это не хочу. Я и так регулярно исправляю ее ошибки и прошу переделать. Она очень это не любит. А тут ошибки нет, но нововведение я отвергаю из-за риска возникновения ошибки. Чувствую себя зверем

[Zarevna]

Какоц вы зверь? Вы о чем?

Вы выше ее по рангу. Вы в ответе за результат.

Поэтому вам и решать как должна выглядеть эта информация.

Скажете считать на счетах -будте добры считать на счетах.

И вам делать больше нечего как переделывать за нее работу.

Так и сказать - у вас много ошибок из-за ссылок, поэтому данная форма не продуктивна.

Отношения на работе - это не межличностные отношения.

[Милена777]

согласна с Царевной.

 

У меня были похожие ситуации, приходилось указывать на ошибки. И даже показывать сколько их в каждом документе. Иначе люди не верят. Да не очень приятная ситуация , но молчать и работать за других – зачем это нужно?

[АринаА]

Какие отношения вы боитесь испортить? Она вам кто?

[Konstante]

автор, почему бы вам не сделать одну

заготовку - таблицу? продумайте, какие данные

вы туда вносите, напичкайте ее необходимыми

формулами, кое что спрограммируйте в макро..  

а также продумайте все ошибки, которые можно

сделать, внося данные и защитите таблицу от них,

с помощью определенных функций. 

подготовьте одну таблицу-программу и пользуйтесь

ей, все. и никто у вас никаких ошибок делать не будет.

[Praestigiator]

 Но я боюсь выпускать отчет в предлагаемом формате, так как потом боюсь, что не смогу быть уверенна в корректности данных. Но прямо сказать это не хочу.

Почему не хотите? Странно ждать от коллеги компромисса, если Вы не можете внятно аргументировать свою позицию.

Понимаете, аргументы "мне не нужна лишняя работа" и "за 4 года эта информация никому не понадобилась" - довольно слабые.

Попробуйте, что-то вроде 

- представить коллегам 2 варианта отчета и спросить, какой удобнее в использовании. Их солидарное мнение будет отличным аргументом

- посчитать сколько в среднем у Вас занимает проверка отчета без вкладок и сколько со вкладками. Дать ей самой попробовать проверить разные отчеты. Затем объяснить, что Ваше время - деньги компании и глупо его терять из-за лишних вкладок в отчете

- обосновать, почему большое количество ссылок увеличивает вероятность ошибки

 

Как вариант можно еще продвинуть через руководителя идею о стандартизации формы отчета.

[gka]

Начальник влезать не собирается. Но я боюсь выпускать отчет в предлагаемом формате, так как потом боюсь, что не смогу быть уверенна в корректности данных. 

 

Начальнику и не нужно "влезать". Организация работы на этом уровне, я так понял, целиком на Вас. Ваша задача, чтобы не только результаты были правильными. Но и единая методология (регламенты, которые определяют, как к этим результатам нужно приходить). Если у Вас есть более удобные методы (в том числе удобные для контроля) - Ваша задача их внедрять (объяснить доходчиво) и потом контролировать. Не принимать работу, если она выполнена не по регламенту. Или просить выполнять и так, и так, если человеку удобно сначала по своему. Удобно и пожалуйста, но требовать так, как нужно Вам. 

 

Внедрять лучше всего распоряжением или задачей. С сегодняшнего дня используем такой метод расчета для таких результатов. Из-за большого числа ошибок и трудностей проверки "прошу не использовать такие-то способы в расчетах". Если будет нарушение задачи - можно спросить, а почему задачу не выполняете? Нужна какая-то помощь? Вам нужно проявлять больше настойчивости в том, что нужно Вам для Вашей работы. 

 

Как сказать коллеге, что я не хочу

 

Вам не нужно объяснять, что Вы не хотите. Вам нужно объяснить, что требуется от сотрудника и требовать, чтобы эта задача выполнялась

[migara]

Не очень понятно чего именно Вы боитесь.

Вы приходите и говорите : "Коллеги, объем работы нашего отдела постоянно растет. Я внимательно проанализировала  затраты времени на выполнение и проверку расчетов , а также  на исправление  ошибок в отчетах в связи с недостатками ПО и пришла к выводу, что для простоты и удобства  контроля  все итоговые расчеты, которые Вы сдаете мне на проверку должны быть в вот такой форме. Без ссылок и закладок. Опыт показывает, что ссылки и закладки при переносе информации слетают и проверить информацию очень трудоемкий процесс. Все комментарии к расчетам пишет вот тут, тут и тут в отдельных файлах. называем  их так и так, храним вот тут. Вопросы есть по сути есть? Всем спасибо.".

[Шпилька]

Добрый день. Работаю в компании 4 с лишним года. У нас маленький отдел в большой конторе и мы занимаемся финансами. Я являюсь заместителем начальника и обязана проверять все финансовые расчеты моих коллег. Если находится ошибка - меня могу лишить премии. В коллективе есть девушка. Опытная, но не внимательная. И очень она любит делать в Эксель ссылки на формулы и числа в разных закладках и в разных документах. Если расчет можно сделать в одном документе на одной закладке, то она сделает 10 закладок и 3 разных документа. Ей так удобно. Для меня важно, что работа сделана вовремя и качественно. Но проверять за ней работу это ад!! Чтобы ее проверить я тупо переделываю весь расчет в новом документе используя ту же исходную информацию. И потом сравниваю результат. Часто бывают отклонения и тогда я вынуждена копаться в формулах. Часто формулы съезжают по разным причинам или не протягивается. И это постоянно. Почти в каждом отчете, почти в каждом расчете. Руководитель знает. Но его это не волнует. И тут нам дали задание. Одно на двоих. Раньше это делала я, но теперь это вроде как обучение этой девушки. Форма отчета - стандартная. Выработана годами. Но у нас возникли серьезные разногласия в части составления. Коллега хочет добавить большое количество дополнительной информации в информационную часть. Эта информация постоянно меняется и по сути она бесполезна для данного отчета. Но данный отчет "живой" и будет часто направляться разным коллегам с внесенными изменениями. Порыв хороший - консолидация информации в одном месте. Но по большому счёту - бесполезный. За всю мою практику эта информация никому не пригодилась. И тут беда. Она настаивает добавить информацию на ссылках в скопированных закладках, куда хочет поставить ссылки на другие файлы. Ей может так удобно, но проверять этот лес мне. У меня очень высокая загруженность и лишняя работа для меня сейчас не нужна. Я свою точку зрения озвучила. Меня поддержал при коллеге руководитель, но тут же сказал - разбирайтесь сами. Она на компромисс идти не хочет (я предложила оставить форму в том виде, в котором она есть, но сделать дополнительный столбик с ее данными, который будет скрыт от посторонних глаз на ближайшие пол гола. Мы сможем за это время понять на сколько нужна эта информация и на сколько утяжеляться процесс).

Как сказать коллеге, что я не хочу тратить еженедельно время на проверку ее ссылок в файле? Как сказать, что я устала от ошибок, которые допускаются не потому, что она плохо работает, а потому, что ссылки на ссылку - не самый хороший вариант? Как не испортить отношения? Я ушла с тяжелым осадком сегодня с работы. Начальник влезать не собирается. Но я боюсь выпускать отчет в предлагаемом формате, так как потом боюсь, что не смогу быть уверенна в корректности данных. Но прямо сказать это не хочу. Я и так регулярно исправляю ее ошибки и прошу переделать. Она очень это не любит. А тут ошибки нет, но нововведение я отвергаю из-за риска возникновения ошибки. Чувствую себя зверем

Если вы хотите нормально работать прежде всего, подумайте не о ней, а о себе. И поговорить с ней всё равно придётся, чтобы не переделывать за неё отчет и расчёты - сказать прямо, как вы здесь написали, всё понятно, без прессинга, по работе. А то вы скоро сами будете делать её работу, лишь бы её не трогать лишний раз. Посмотрели, опять ссылки - переделать. Зачем идти на поводу, тем более она ваша подчинённая, и она должна это понимать. Можно по-человечески всё решить, не конфликтуя. Если она категорически не хочет идти на компромисс - включите руководителя.

[Sofia123]

автор, почему бы вам не сделать одну

заготовку - таблицу? продумайте, какие данные

вы туда вносите, напичкайте ее необходимыми

формулами, кое что спрограммируйте в макро..  

а также продумайте все ошибки, которые можно

сделать, внося данные и защитите таблицу от них,

с помощью определенных функций. 

подготовьте одну таблицу-программу и пользуйтесь

ей, все. и никто у вас никаких ошибок делать не будет.

Про макросы я кстати не подумала. Форма эта не совсем реальна для нас, так как постоянно меняется список проектов. Но я уже начинаю видеть возможность для оптимизации отчета. Спасибо Вам за идею!

Какоц вы зверь? Вы о чем?

Вы выше ее по рангу. Вы в ответе за результат.

Поэтому вам и решать как должна выглядеть эта информация.

Скажете считать на счетах -будте добры считать на счетах.

И вам делать больше нечего как переделывать за нее работу.

Так и сказать - у вас много ошибок из-за ссылок, поэтому данная форма не продуктивна.

Отношения на работе - это не межличностные отношения.

Спасибо Вам большое! Последнее предложение очень вовремя Вы сказали!

согласна с Царевной.

 

У меня были похожие ситуации, приходилось указывать на ошибки. И даже показывать сколько их в каждом документе. Иначе люди не верят. Да не очень приятная ситуация , но молчать и работать за других – зачем это нужно?

Спасибо.

Какие отношения вы боитесь испортить? Она вам кто?

По большому счёту она мне никто. Мы вроде в свое время достойно тесно общались, вместе ходили на дни рождения детей. Но потом по не очень приятным для меня обстоятельствам я немного от нее отстранилась. У меня двоякое чувство. Я в перспективе могу стать ее начальником. Она про это не знает пока что и сама надеется получить место. Но тут вопрос почти решен уже. С одной стороны я бы хотела выстроить отношения начальник - подчиненный, но не формата "я начальник ты дурак", а построенные на взаимном уважении и командном духе. С другой стороны я понимаю, что я потеряю ее как приятельницу. Я живу не в России и нас русских тут не много. Адекватных русских. Она вроде как человек не плохая. Хочется за нее держаться. Но как сказала Царевна выше - работа не место для межличностных отношений.

Почему не хотите? Странно ждать от коллеги компромисса, если Вы не можете внятно аргументировать свою позицию.

Понимаете, аргументы "мне не нужна лишняя работа" и "за 4 года эта информация никому не понадобилась" - довольно слабые.

Попробуйте, что-то вроде 

- представить коллегам 2 варианта отчета и спросить, какой удобнее в использовании. Их солидарное мнение будет отличным аргументом

- посчитать сколько в среднем у Вас занимает проверка отчета без вкладок и сколько со вкладками. Дать ей самой попробовать проверить разные отчеты. Затем объяснить, что Ваше время - деньги компании и глупо его терять из-за лишних вкладок в отчете

- обосновать, почему большое количество ссылок увеличивает вероятность ошибки

 

Как вариант можно еще продвинуть через руководителя идею о стандартизации формы отчета.

 

Спасибо. Вы правы. Мне казалось, что мои аргументы сильны, а прочитав Ваши я поняла, что мой разговор был ни о чём. Спасибо, что открыли глаза. Я про думаю ответ. Хотела завтра поднять этот вопрос как раз.

Начальнику и не нужно "влезать". Организация работы на этом уровне, я так понял, целиком на Вас. Ваша задача, чтобы не только результаты были правильными. Но и единая методология (регламенты, которые определяют, как к этим результатам нужно приходить). Если у Вас есть более удобные методы (в том числе удобные для контроля) - Ваша задача их внедрять (объяснить доходчиво) и потом контролировать. Не принимать работу, если она выполнена не по регламенту. Или просить выполнять и так, и так, если человеку удобно сначала по своему. Удобно и пожалуйста, но требовать так, как нужно Вам. 

 

Внедрять лучше всего распоряжением или задачей. С сегодняшнего дня используем такой метод расчета для таких результатов. Из-за большого числа ошибок и трудностей проверки "прошу не использовать такие-то способы в расчетах". Если будет нарушение задачи - можно спросить, а почему задачу не выполняете? Нужна какая-то помощь? Вам нужно проявлять больше настойчивости в том, что нужно Вам для Вашей работы. 

 

 

 

Вам не нужно объяснять, что Вы не хотите. Вам нужно объяснить, что требуется от сотрудника и требовать, чтобы эта задача выполнялась

Спасибо за Ваш совет. Мне очень нравится как Вы все прописали. Пока что я не могу позволить такой тон. Так как не смотря на то, что я выше по должности и контролирую ее работу, наш начальник выстроил отношения так, что у нас все равны (кроме него). И должности обнуляются. Более того, последнее время со стороны начальника была активная работа против меня и коллегу ставили временно исполняющий обязанности (два раза по две недели). Она становилась моим начальником, что в целом было малопонятно высшему руководству и мало приятно мне. После этих событий она стала не прислушиваться к мнению других. Хотя за советом и помощью до сих пор приходит. Поэтому я не могу "управлять" работой в прямом смысле. Даже не знаю понятно ли я написала....

Не очень понятно чего именно Вы боитесь.

Вы приходите и говорите : "Коллеги, объем работы нашего отдела постоянно растет. Я внимательно проанализировала  затраты времени на выполнение и проверку расчетов , а также  на исправление  ошибок в отчетах в связи с недостатками ПО и пришла к выводу, что для простоты и удобства  контроля  все итоговые расчеты, которые Вы сдаете мне на проверку должны быть в вот такой форме. Без ссылок и закладок. Опыт показывает, что ссылки и закладки при переносе информации слетают и проверить информацию очень трудоемкий процесс. Все комментарии к расчетам пишет вот тут, тут и тут в отдельных файлах. называем  их так и так, храним вот тут. Вопросы есть по сути есть? Всем спасибо.".

Спасибо большое

[Рязанцев]

Так, следует понять основы конфликтологии и отработать технику управления конфликтом. Любой конфликт можно обратить себе на пользу, абсолютно любой!